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公文漫談
一、基本概念
    1.文件：在人類社會中為處理和種事務需要直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄。
    作為一種信息記錄，也就是賦予了信息打破時間、空間的限制而有效傳遞的能力，也就是將信息物質化。可以從一個地方到另一個地方，從過去到現在，或者從現在到未來。
    處理事務需要而直接形成和使用，是由文件的盜用決定的。
任何信息記錄，都有其目的，譬如：文藝作品提供娛樂，科普電影傳遞知識，報紙傳遞新情況、新知識，等等，公文則不同，它不是提供參考信息，不是傳播知識，而是為了處理事務，要解決社會活動中遇到的總是必須涉及到總是必須有具體直接的應用價值。
    具有規范體式，也是文件與一般信息記錄的區別，為了提高使用效果，文學作品往往是標新立異，而文件則追求規范，減少多樣性，甚至用法律的形式，對文體、格式和結構進行規范。因為文件不是供欣賞的，百是要受體更快、更準確、更簡明便利的理解文件內容，以便操作。
    法定效用，效用指物的影響的結果，文件的盜用是受各種法律法規保護的，也受其約束。現行效用，指一定時間內對一定范圍內的人員和事物的強制性影響，歷史效用，是指對歷史事件的證明的檔案作用。傳達室遞補權威性信息和憑證性信息。權威性信息要求發送信息的同時，發送發訊者的身份和法定權威，憑證性信息要求發送信息的真實性、承擔法律責任者的真實身份和對真實性的保證，另外，文件處理社會事的形成使用過程，以及對事物的強制性影響，也決定了其憑證性的權威地位。
    2.公文：國家機關和其他社會機構在公佃活動中行使法定職權而形成和使用權的文件。
    二、常用公文的分類、選用和寫作慣例
    2000后《國家行政機關公文處理辦法》中規定，行政機關公文包括：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要和命令（令）、通告、公告、議案共13種，作為企業，我們使用權的有9種。
    （一）決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
     （1）含義及特點：（下行文）這里的重要事項，是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對企業產生巨大影響的行動。當然，重要或項和重大行動是相對而言的，并不是或或都是企業的重大方針政策。
    由于決定的內容是“對重要或項或重大行動做出安排”，所以決定強制性的特點：因為決定比較集中地體現發文機關對重要或項或重大行動的指揮和處置意圖，要求下級機關無條件執行，決定的制約性和強制性雖然沒有命令那么嚴格，但比其他公文都有要強。
    （2）分類和寫法：
    處置性決定：處置、布置并告知具體內容的決定。獎懲有關單位及人員、安排人事、設置機構、撤銷下級不適當決定等問題。
    這類文件很簡短，一般先寫決定根據，然后是決定事項。尤其要注意用語的準確，一般綽用根據的規章制度中的原文。對于獎懲類決定，最后可以號召類語言結尾。
    部署性決定：適用于對重大事項或重大行動的安排的決定。
    這類文件先寫決定原由包括原因、目的和意義。決定的具體事項，一般分類分條說明。
    （3）決定與通知區別：它的使用范圍較“通知”要窄一些。一般事關全局、政策性強、任務艱巨用決定，這說明較通知更宏觀。一般執行時間長的重大工作，才適宜使用“決定”，一般不適合短時間、階段性的工作部署。決定的嚴格操作性較通知更要求具體，可以變通的地方留的余地要小。強制性較通知要強，有的是是規章制度的補充和延伸，或者對于不具有形成規章制度的工作，在需要強制規范的時候，用決定。

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