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公文的概念、類別和功能

1、公文的概念

公文是黨政機關、社會團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中，為行使職權所制作的文件。

公文是文件的一個主要門類，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具備的一些特點。第一、公文的制作者是依法成立的組織；第二、公文具有特定效力，用于處理公務；公文具有行政機關賦予的特定的效能和影響力；第三、公文具有規范的結構和格式。各種類型的公文都有明確規定的格式，而不是像私人文件那樣主要靠各種“約定俗成”的格式。

2、公文的類別

（1）根據具體公務活動領域的不同，可以把公文分為通用公文與專用公文兩類。

（2）根據內容性質的差異，可以把公文分為：規范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文等六類。

（3）根據公文涉及秘密的程度，可分為：對外公開、限國內公開、內部使用、秘密、機密、絕密公文等六類。

（4）根據對公文處理和傳遞時間方面的限制和要求，公文一般可分為：平件、急件、特急件三類。

3、公文的功能

公文的功能在于它可以打破時間和空間的限制，有效地傳遞權威性、憑證性的公務信息。

所謂權威性信息是指對受訊者具有強制性影響的信息，其主要特點是信息的效力決定于發訊方的法定權威；信息自身具有高度的周密性、準確性。而所謂憑證性信息則是指能對事物的精確性和不可隨意更改性。這兩類信息正是公務活動特別是各種管理性公務活動所需要信息的主體，而公文恰恰在傳遞這兩類信息中有所專長。

公文的功能具體表現為：它是法律規范的重要表現形式（法律法規及其他規范均需成文）；傳達領導機關意圖和指導工作的主要工具之一；下情上達的基本手段；橫向聯系的紐帶（公務機關之間協調聯絡的中介和橋梁）；教育激勵的有效材料（權威性與真理性相結合，使有關信息的教育激勵作用倍增）；印證事實和便于查考的真憑實據。

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